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⚙️ Estándar para la modificación o creación de procesos

Establece los criterios para determinar si una modificación a un proceso existente es suficiente o si debe crearse uno nuevo. Su correcta aplicación asegura la coherencia, trazabilidad y vigencia de los procesos documentados en la organización.

🎯 Objetivo​

  • Definir un marco de decisión claro entre modificar o reemplazar un proceso existente.
  • Evitar alteraciones sustanciales no controladas que puedan comprometer la integridad del proceso.
  • Facilitar la trazabilidad de cambios y asegurar la alineación con los objetivos organizacionales.

📑 Artefactos en los que aplica​

📋 Estándares​

🔍 Identificación de necesidad​

  • Evaluar el cumplimiento parcial del proceso actual frente a los nuevos requerimientos.
  • Analizar el porcentaje de actividades afectadas por los cambios (mayor o menor al 50%).
  • Verificar si el propósito original del proceso permanece vigente.
  • Identificar si se incorporan nuevos elementos clave: herramientas, roles o metodologías no contempladas previamente.
  • Detectar la inclusión de nuevos stakeholders que requieran estructuras diferenciadas.

🛠️ Modificación de procesos existentes​

  • Se permite cuando los cambios no alteran la estructura ni el objetivo del proceso.
  • Puede implicar la actualización de actividades, responsables o herramientas, siempre que el flujo esencial se mantenga.
  • La documentación base debe seguir siendo válida con ajustes menores.

Cambios mínimos permitidos​

  • Correcciones de redacción, formato o estilo.
  • Ajustes en la descripción de actividades sin modificar su lógica.
  • Inclusión de pasos opcionales que no afecten la secuencia general.
  • Mejoras en claridad, consistencia o eficiencia documental.

Cambios máximos permitidos​

  • Adición o eliminación de hasta el 50% de las actividades del proceso.
  • Reasignación de roles sin alterar responsabilidades clave.
  • Integración de nuevas herramientas sin modificar sustancialmente el flujo del proceso.

🆕 Creación de un nuevo proceso​

  • Cuando el cambio transforma completamente la lógica o el propósito del proceso existente.
  • Si se atiende a un stakeholder nuevo con requerimientos distintos.
  • Cuando el proceso actual se considera obsoleto o no aplicable.
  • En casos de fusión de procesos o por cambios regulatorios significativos.

📝 Ejemplos​

✅ Correcto​

Se desea agregar dos actividades y actualizar el nombre de un rol en un proceso vigente, sin alterar su objetivo ni su flujo general.

✅ Se modifica el proceso existente, manteniendo su número de versión con incremento menor (por ejemplo, de 2.0.0 a 2.1.0).

❌ Incorrecto​

Se necesita reemplazar el 70% de las actividades, cambiar el propósito del proceso y añadir nuevos actores que no estaban contemplados.

❌ Se modifica el proceso actual en lugar de crear uno nuevo, lo que genera ambigüedad e inconsistencia documental.

📎 Recursos relacionados​

📚 Historial de cambios​

Versiones
Tipo de versiónDescripciónFechaColaborador
1.0.0Creación inicial del estándar.23/03/2025Galo Alejandro del Río Viggiano
Ian Julián Estrada Castro
1.2.0Corregir redacción y estilo.26/05/2025Angel Mauricio Ramírez Herrera
1.3.0Agregar la guía de adaptación de ítems como recurso relacionado4/06/2025Ian Julián Estrada Castro