Estándar para la modificación o creación de procesos
1. Propósito
Este documento establece los criterios que determinan si un cambio en un proceso existente es suficiente o si es necesario crear un nuevo proceso. Además, define los límites de modificaciones permitidas en un proceso antes de requerir su reemplazo.
2. Identificación de necesidad
Para determinar si se debe modificar un proceso existente o crear uno nuevo, responde las siguientes preguntas:
-
¿El proceso actual cumple parcialmente con los nuevos requerimientos?
- Sí → Se puede modificar el proceso existente para ajustarlo a los nuevos requerimientos.
- No → Es necesario crear un nuevo proceso que cubra completamente los requerimientos.
-
¿Los cambios afectan a más del 50% de las actividades del proceso?
- Sí → Se recomienda crear un nuevo proceso, ya que el actual cambiaría de forma significativa.
- No → Se puede modificar el proceso existente manteniendo su estructura principal.
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¿El propósito del proceso sigue siendo el mismo?
- Sí → Se debe modificar el proceso existente, ya que su objetivo sigue siendo válido.
- No → Se debe crear un nuevo proceso, ya que su finalidad ha cambiado.
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¿Se requieren nuevas herramientas, roles o metodologías que no existían antes?
- Sí → Se debe crear un nuevo proceso que integre estos nuevos elementos.
- No → Se puede modificar el proceso existente sin necesidad de una nueva estructura.
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¿El cambio afecta a un stakeholder adicional o específico?
- Sí → Se debe crear un nuevo proceso que contemple los nuevos requerimientos del stakeholder.
- No → Se puede modificar el proceso actual sin necesidad de generar uno nuevo.
3. Criterios para modificar un proceso existente
Un proceso existente debe modificarse cuando:
- Los cambios propuestos no alteran la estructura fundamental del proceso.
- Se requiere actualizar actividades o responsabilidades sin afectar su objetivo general.
- Se incorporan mejoras de eficiencia sin cambiar el resultado final del proceso.
- La documentación sigue siendo válida con ajustes menores.
- No se introducen nuevos actores o sistemas que requieran una reformulación completa.
Cambios mínimos permitidos
Se consideran cambios mínimos aquellos que:
- Ajustan descripciones sin modificar la lógica del proceso.
- Corrigen errores de redacción o formato.
- Agregan pasos opcionales sin afectar la secuencia principal.
- Mejoran la claridad o simplifican la documentación.
Cambios máximos permitidos
Se consideran cambios máximos en un proceso antes de requerir la creación de uno nuevo cuando:
- Se agregan o eliminan más del 50% de las actividades.
- Se cambia el objetivo o el resultado final del proceso.
- Se modifican significativamente los roles o responsabilidades de los actores clave.
- Se introducen tecnologías o herramientas que alteran la ejecución original del proceso.
4. Criterios para crear un nuevo proceso
Debe crearse un nuevo proceso cuando:
- El cambio propuesto transforma por completo el flujo de trabajo.
- Se requiere un proceso específico para un nuevo stakeholder.
- El proceso existente ya no es aplicable o se ha vuelto obsoleto.
- Se fusionan varios procesos en uno nuevo.
- Existen diferencias regulatorias o de cumplimiento que lo justifican.
5. Proceso de decisión
- Análisis de impacto: Evaluar el proceso actual y los cambios propuestos.
- Comparación con los criterios: Determinar si se cumplen los criterios de modificación o de creación de un nuevo proceso.
- Revisión y validación: Someter la decisión al Comité de Revisión.
- Implementación: Aplicar la modificación o desarrollar el nuevo proceso según las políticas establecidas.
6. Registro de cambios
Cualquier modificación o nuevo proceso debe documentarse con:
- Autor del cambio.
- Descripción del cambio.
- Versión.
Esto se hace en la documentación del pull request.
Historial de cambios
| Tipo de versión | Descripción | Fecha | Colaborador |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Creación del estándar. | 23/03/2025 | Galo Alejandro del Río Viggiano Ian Julián Estrada Castro |