Política de gestión de datos del proyecto
1. Objetivo
Establecer lineamientos para gestionar los datos del proyecto de forma estructurada, segura y conforme a estándares, asegurando su uso correcto y alineación con las prácticas del modelo CMMI.
2. Alcance
Esta política aplica a todos los proyectos en los que se utilicen datos relevantes para la operación, análisis y toma de decisiones dentro de la organización. Involucra a todas las áreas responsables de la recopilación, almacenamiento, distribución y protección de datos.
Se excluyen las métricas derivadas del análisis de desempeño del proyecto, pues pertenecen a procesos de evaluación específicos.
3. Clasificación de datos
Los datos utilizados en los proyectos se dividen en dos categorías principales:
3.1 Datos sensibles
Se refiere a aquellos datos cuya divulgación podría comprometer la integridad del proyecto o de sus participantes. Estos incluyen, entre otros:
- Información personal o identificativa de los interesados (datos personales, direcciones físicas, etc.).
- Credenciales de acceso o autenticación (cuentas, contraseñas, claves de acceso, etc.).
- Datos financieros, estratégicos o confidenciales (cuentas bancarias, métodos de pago, información financiera, etc.).
- Claves de API y configuraciones privadas (.env, .pem, cadenas de conexión, etc.).
Estos datos se almacenarán en sus archivos originales (en caso de ser .env, .pem o similares) o, en caso de ser cuentas y contraseñas, se almacenarán en un archivo Excel. Dichos archivos se guardarán en una carpeta dentro del resto de recursos de cada proyecto con el nombre de “Credenciales”.
Para salvaguardar la integridad, seguridad y confianza depositada en los datos, el acceso será restringido únicamente al Team Leader y Architecture Owner de cada proyecto. Ambos roles de liderazgo tienen la obligación de colocar dichos accesos dentro de las carpetas y delegar su acceso en caso de cambiar de rol.
Para evitar cualquier filtración de información, queda estrictamente prohibida la distribución de los accesos a través de cualquier medio digital distinto a los canales oficiales.
3.2 Datos generales
Son aquellos que pueden ser compartidos dentro del equipo de trabajo sin representar un riesgo para la organización. Algunos ejemplos son:
- Modelos de datos, diccionarios y estructuras de información.
- Documentación técnica, materiales de referencia y guías de usuario.
- Registros de pruebas y reportes sin información confidencial.
4. Directrices para la gestión de datos
De acuerdo con el modelo CMMI PP SP 2.3 (Gestión de Datos del Proyecto), se establecen las siguientes directrices:
-
Identificación y documentación de datos (PP SP 2.3, PMC SP 1.4)
- Cada dato manejado en el proyecto debe ser identificado y registrado en el plan de gestión de datos.
- Se utilizará el Diccionario de Datos para definir nombres, formatos y estructuras de los datos.
- Se definirá un Modelo Entidad-Relación (MER) para estructurar la base de datos y sus relaciones.
-
Definición de estándares y requisitos (PP SP 2.3)
- Los datos deben cumplir con los estándares definidos en los Requisitos Funcionales.
- Se establecerán criterios de validación para garantizar la compatibilidad y calidad de los datos.
-
Seguridad y privacidad (PP SP 2.3)
- Asignación de permisos de acceso diferenciados según roles y niveles de autorización.
- Aplicación de cifrado y autenticación para proteger información confidencial.
-
Almacenamiento y acceso (PP SP 2.3)
- Los datos serán almacenados en bases de datos seguras, utilizando la estructura definida en el MER.
- Se establecerán mecanismos de acceso con autenticación y registros de actividad.
-
Distribución controlada de datos (PP SP 2.3)
- Se regulará la distribución de datos mediante permisos explícitos.
- Se definirán formatos y protocolos de transmisión para garantizar la integridad de los datos compartidos.
-
Control de versiones y trazabilidad de datos (CM SP 1.1, CM SP 2.1)
- Todo cambio en los datos deberá registrarse en un historial de modificaciones.
- Se mantendrá un control de versiones para evitar inconsistencias en la información almacenada.
- Se utilizará un repositorio para el seguimiento de cambios en datos críticos.
-
Revisión y validación (PP SP 2.3, MA SP 2.2)
- Se evaluará la información recopilada para garantizar que cumpla con los objetivos del proyecto.
5. Mecanismos de protección y seguridad
Siguiendo las mejores prácticas de CMMI en seguridad y control de datos, se implementarán los siguientes mecanismos:
- Uso de cifrado para datos sensibles.
- Implementación de autenticación y autorización en sistemas de acceso.
- Aplicación de controles contra accesos no autorizados o manipulación indebida.
6. Monitoreo y cumplimiento (PMC SP 1.4)
Para garantizar el cumplimiento de esta política, se implementarán mecanismos de monitoreo continuo:
-
Seguimiento del estado y calidad de los datos:
- Se realizarán revisiones posteriormente a publicar a la implementación.
- Se verificará que los datos cumplan con los estándares y regulaciones aplicables.
-
Gestión de configuración de datos (CM SP 1.1, CM SP 3.2):
- Se implementará un control de cambios estructurado para evitar errores en la información.
- Se utilizarán herramientas de gestión de configuración para mantener la trazabilidad.
-
Medidas correctivas y acciones disciplinarias:
- Cualquier incumplimiento de esta política puede derivar en medidas correctivas o disciplinarias según lo establecido por la organización.
- Se fomentará la capacitación del equipo en buenas prácticas de gestión de datos.
Notas finales
- Esta política se revisará y actualizará periódicamente conforme a la evolución de los proyectos y los estándares organizacionales.
- Cualquier modificación en esta política deberá ser aprobada por los responsables de gestión de datos.
Historial de cambios
| Tipo de versión | Descripción | Fecha | Colaborador |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Creación de la política. | Diego Alfaro, Arturo Sánchez | |
| 1.1 | Eliminación de salidas de la política. | 08/04/2025 | Daniel Contreras, Eduardo Rosas |
| 1.2 | Modificación datos sensibles. | 25/04/2025 | Miguel Angel Uribe |
| 1.3 | Implementar acciones correctivas. | 26/04/2025 | Max Toscano |
| 1.4 | Plan de Datos. | 28/04/2025 | Pablo Hurtado |
| 1.5 | Eliminar principios y resumir objetivo. | 08/05/2025 | Daniel Contreras |